“Pak, barangnya ada?”

Pertanyaan sederhana seperti ini cukup sering muncul ketika salesman sedang menawarkan produk ke toko. Masalahnya, salesman belum tentu bisa langsung menjawab. Bisa saja ia harus membuka chat, menghubungi admin, atau menunggu informasi dari kantor terlebih dahulu.

Padahal customer sudah siap melakukan pemesanan.

Situasi seperti ini terlihat sepele, tetapi bisa membuat proses taking order menjadi lebih panjang. Salesman berada di lapangan, sementara informasi stok berada di sistem yang berbeda. Akhirnya, satu pesanan membutuhkan beberapa kali komunikasi sebelum benar-benar bisa dipastikan.

Di sinilah kebutuhan terhadap aplikasi salesman mulai terasa. Bukan hanya untuk mencatat pesanan, tetapi juga membantu salesman mendapatkan informasi yang dibutuhkan ketika sedang berhadapan langsung dengan customer.

Salesman Tidak Selalu Punya Waktu untuk Menunggu

Aktivitas salesman di lapangan berbeda dengan pekerjaan yang seluruhnya dilakukan dari kantor.

Salesman bisa berpindah dari satu toko ke toko lainnya. Dalam satu hari, ia dapat bertemu dengan banyak pemilik toko dan menawarkan berbagai produk. Ketika ada customer yang tertarik membeli, keputusan sering kali perlu dilakukan saat itu juga.

Bayangkan seorang salesman sedang berada di toko makanan. Pemilik toko ingin mengambil beberapa produk dan bertanya mengenai ketersediaannya.

Salesman kemudian harus memastikan:

• Produk apa saja yang tersedia?
• Berapa jumlah stoknya?
• Berapa banyak yang ingin dipesan?
• Apakah pesanan bisa langsung dicatat?

Kalau semua informasi tersebut harus ditanyakan kembali kepada admin, prosesnya menjadi lebih panjang.

Bukan berarti komunikasi dengan kantor tidak diperlukan. Namun, semakin banyak informasi yang bisa diperoleh salesman secara langsung, semakin sedikit pekerjaan yang harus bolak-balik dilakukan.

Taking Order Bukan Sekadar Mencatat Pesanan

Bagi salesman, taking order adalah salah satu momen penting ketika berada di toko.

Customer menyampaikan kebutuhan, salesman mencatat produk dan jumlahnya, kemudian pesanan diproses. Namun dalam praktiknya, proses tersebut tidak berhenti pada kegiatan mengetik daftar barang.

Salesman juga perlu memastikan barang yang ditawarkan memang tersedia.

Karena itu, aplikasi taking order yang terhubung dengan data stok dapat membantu proses tersebut menjadi lebih praktis.

Salesman tidak perlu mengandalkan catatan stok yang dibuat sebelumnya jika informasi stok dapat diakses melalui sistem yang terhubung dengan data toko.

Alurnya menjadi lebih sederhana:

Customer memilih produk → salesman mengecek stok → pesanan dimasukkan → order tercatat.

Tidak perlu memisahkan proses tersebut menjadi beberapa pencatatan berbeda.

GLOC Membantu Salesman Saat Berada di Lapangan

GLOC dirancang untuk mendukung aktivitas salesman yang memang dilakukan secara langsung di lapangan.

Melalui GLOC, salesman dapat melakukan taking order dan pengecekan stok ketika sedang mengunjungi toko. Jadi, aktivitas penjualan tidak harus menunggu salesman kembali ke kantor.

Selain itu, aktivitas salesman juga dapat dipantau melalui sistem GLOC. Lokasi dan perjalanan salesman dapat terlihat melalui fitur GPS Tracker pada back office.

Artinya, sistem tidak hanya digunakan ketika ada pesanan.

Aktivitas lapangan salesman juga tetap tercatat dan dapat dipantau oleh tim di pusat.

Bagaimana GLOC dan Karts POS Saling Terhubung?

Bagian menariknya ada pada integrasi GLOC dengan Karts POS.

Karts POS digunakan untuk kebutuhan kasir dan pengelolaan stok toko. Sementara GLOC digunakan salesman ketika melakukan aktivitas di lapangan.

Keduanya memiliki fungsi yang berbeda, tetapi datanya dapat saling terhubung.

Ketika salesman melakukan taking order melalui GLOC, pesanan tersebut masuk ke sistem yang terintegrasi dengan Karts POS. Stok pada Karts POS kemudian otomatis menyesuaikan berdasarkan pesanan yang masuk.

Dengan alur seperti ini, salesman tidak perlu membuat pencatatan pesanan secara terpisah untuk kemudian diberikan kembali kepada admin.

Data pesanan sudah masuk ke dalam sistem.

Cek Stok Tidak Harus Berakhir dengan Chat ke Admin

Ada satu kebiasaan yang cukup familiar dalam aktivitas sales: ketika membutuhkan informasi tertentu, sales langsung mengirim pesan kepada admin.

“Stok produk A berapa ya?”

“Yang ukuran besar masih ada?”

“Kalau ambil 20 bisa diproses?”

Cara tersebut memang bisa dilakukan. Tetapi ketika pertanyaan yang sama muncul berkali-kali dari banyak salesman, admin juga memiliki pekerjaan tambahan untuk menjawab satu per satu.

Dengan integrasi GLOC dan Karts POS, informasi stok dapat lebih dekat dengan aktivitas salesman.

Pada back office GLOC juga tersedia tombol yang dapat digunakan untuk membuka back office Karts POS. Dari sana, tim dapat melihat informasi ketersediaan stok yang dibutuhkan.

Jadi, sistem tidak dibuat untuk menggantikan seluruh komunikasi antara sales dan kantor. Fungsinya lebih kepada membuat informasi yang dibutuhkan menjadi lebih mudah diakses.

Bagaimana Kalau Pesanan Masuk Saat Sales Masih di Jalan?

Ini juga menjadi salah satu alasan mengapa sistem taking order perlu dibuat sederhana.

Salesman tidak bekerja di satu tempat sepanjang hari. Ia berpindah dari satu toko ke toko lainnya.

Karena itu, aplikasi salesman perlu mengikuti pola kerja tersebut.

Ketika berada di toko A, salesman bisa melakukan taking order untuk customer A. Setelah selesai, ia dapat melanjutkan aktivitas ke toko berikutnya tanpa harus kembali ke kantor hanya untuk menyerahkan catatan pesanan.

Di sisi lain, tim pusat tetap memiliki akses terhadap data yang masuk melalui sistem.

Aktivitas lapangan dan data penjualan akhirnya tidak berjalan sebagai dua pekerjaan yang benar-benar terpisah.

Bukan Hanya Soal Kecepatan, Tapi Juga Mengurangi Pencatatan Ganda

Masalah dalam pekerjaan sales terkadang bukan karena prosesnya terlalu sulit, melainkan karena satu informasi harus ditulis berkali-kali.

Misalnya, salesman mencatat pesanan di buku.

Setelah kembali ke kantor, admin memasukkan ulang pesanan tersebut ke sistem.

Kemudian stok diperbarui.

Semakin banyak tahapan manual, semakin besar kemungkinan terjadi perbedaan pencatatan.

Integrasi GLOC dan Karts POS membantu memindahkan proses tersebut ke dalam alur digital yang lebih terhubung.

Salesman memasukkan order melalui GLOC, sementara sistem Karts POS dapat menyesuaikan data stok berdasarkan transaksi yang masuk.

Satu aktivitas bisa menghasilkan data yang digunakan untuk kebutuhan berikutnya tanpa harus terus-menerus menyalin informasi secara manual.

Aplikasi Salesman Bukan Cuma untuk Salesman

Walaupun digunakan oleh salesman di lapangan, manfaat sistem sebenarnya tidak berhenti di perangkat yang dibawa sales.

Data dari aktivitas lapangan juga dapat membantu tim yang berada di kantor.

Tim pusat dapat memantau aktivitas salesman melalui GPS, melihat data customer yang dikumpulkan, serta mengetahui aktivitas taking order yang dilakukan melalui sistem.

Sementara itu, Karts POS menangani kebutuhan transaksi dan stok.

Pembagian fungsi seperti ini membuat masing-masing sistem tetap memiliki peran yang jelas.

GLOC mendukung aktivitas sales di lapangan.

Karts POS mendukung pengelolaan transaksi dan stok.

Ketika keduanya terintegrasi, informasi dari lapangan dapat terhubung dengan sistem operasional toko.

Dari HP Salesman ke Sistem di Kantor

Pada akhirnya, gambaran sederhananya seperti ini.

Seorang salesman datang ke toko membawa HP. Ia menawarkan produk, menerima permintaan customer, mengecek ketersediaan barang, lalu memasukkan pesanan melalui GLOC.

Data tersebut kemudian terhubung dengan sistem Karts POS.

Di sisi lain, tim pusat tidak harus menunggu salesman pulang hanya untuk mengetahui bahwa pesanan telah dibuat.

Inilah alasan aplikasi salesman lapangan tidak cukup hanya dilihat sebagai alat untuk mencatat aktivitas sales.

Ketika terhubung dengan sistem yang digunakan perusahaan, aplikasi tersebut dapat menjadi bagian dari alur kerja yang lebih besar.

Saatnya Menghubungkan Aktivitas Sales dengan Operasional Toko

Salesman membutuhkan alat yang bisa digunakan ketika bekerja di lapangan. Toko membutuhkan sistem untuk mengelola transaksi dan stok. Kantor membutuhkan data yang dapat dipantau tanpa harus menunggu laporan manual.

Ketiga kebutuhan tersebut sebenarnya saling berkaitan.

Melalui integrasi GLOC × Karts POS, aktivitas taking order yang dilakukan salesman dapat terhubung dengan pengelolaan stok dan transaksi di Karts POS.

Jadi, ketika customer bertanya, “Barangnya ada?”

Salesman tidak harus selalu menjawab dengan, “Tunggu saya tanyakan dulu.”

Informasi bisa dicari melalui sistem, pesanan dapat dicatat dari lapangan, dan data transaksi dapat diteruskan ke sistem yang mengelola operasional toko.

Untuk perusahaan yang memiliki tim sales lapangan dan membutuhkan alur taking order yang lebih terhubung, informasi lebih lanjut mengenai GLOC dapat dilihat melalui website resminya. Kunjungi GLOC

Butuh informasi atau ingin mencoba integrasi GLOC dengan Karts POS? Hubungi tim Karts untuk mengetahui alur dan kebutuhan sistem yang sesuai dengan operasional bisnis Anda.