Bagi sales lapangan, mengunjungi banyak customer dalam satu hari sudah menjadi bagian dari pekerjaan sehari-hari. Ada toko yang harus didatangi untuk menawarkan produk, outlet yang perlu dikunjungi kembali, hingga calon pelanggan yang berpotensi melakukan pemesanan.

Namun, banyaknya customer tidak selalu berarti seluruh kunjungan dapat dilakukan secara efektif. Tanpa perencanaan yang jelas, sales bisa menghabiskan terlalu banyak waktu di perjalanan, berpindah lokasi secara bolak-balik, atau melewatkan outlet yang sebenarnya perlu diprioritaskan.

Karena itu, menentukan rute kunjungan sales menjadi salah satu langkah penting dalam mengelola aktivitas lapangan. Rute yang disusun dengan baik membantu sales mengatur urutan kunjungan, mempertimbangkan waktu perjalanan, dan menyesuaikan jadwal dengan kebutuhan customer.

Lalu, bagaimana cara menentukan rute kunjungan sales agar lebih efisien? Berikut beberapa hal yang dapat diterapkan oleh tim sales maupun perusahaan.

Mengapa Rute Kunjungan Sales Perlu Direncanakan?

Rute kunjungan bukan hanya tentang memilih jalan tercepat menuju suatu lokasi. Dalam aktivitas penjualan, perencanaan rute juga berkaitan dengan jumlah customer yang perlu dikunjungi, waktu yang tersedia, serta tujuan dari setiap kunjungan.

Bayangkan seorang sales memiliki delapan outlet yang harus dikunjungi dalam sehari. Jika urutannya ditentukan secara spontan, sales mungkin harus melewati wilayah yang sama beberapa kali. Waktu perjalanan pun berpotensi bertambah, terutama ketika kondisi lalu lintas sedang padat.

Sebaliknya, dengan perencanaan yang lebih terstruktur, sales dapat mengelompokkan outlet berdasarkan lokasi dan menentukan urutan kunjungan yang masuk akal.

Perencanaan rute yang baik dapat membantu perusahaan dalam beberapa hal, seperti:

• Mengurangi perjalanan bolak-balik yang tidak diperlukan.
• Membantu sales mengatur waktu kunjungan.
• Mempermudah penentuan prioritas customer.
• Mendukung konsistensi jadwal kunjungan.
• Memudahkan evaluasi aktivitas sales di lapangan.

7 Cara Menentukan Rute Kunjungan Sales yang Efisien

1. Buat Daftar Customer yang Akan Dikunjungi

Langkah pertama adalah mengumpulkan daftar customer yang perlu dikunjungi pada hari tersebut. Jangan langsung menentukan urutan perjalanan sebelum mengetahui siapa saja yang masuk dalam rencana kunjungan.

Catat informasi dasar seperti nama outlet, alamat, kontak customer, dan tujuan kunjungan. Jika tersedia, tambahkan informasi mengenai jadwal yang telah disepakati atau kebutuhan khusus dari customer.

Daftar ini menjadi dasar untuk menyusun rute yang sesuai dengan kondisi lapangan, bukan sekadar berdasarkan perkiraan.

2. Kelompokkan Outlet Berdasarkan Lokasi

Setelah memiliki daftar customer, kelompokkan outlet berdasarkan wilayah atau area yang berdekatan. Misalnya, outlet di pusat kota dapat dijadwalkan dalam satu kelompok, sedangkan outlet di wilayah pinggiran ditempatkan dalam kelompok lainnya.

Pengelompokan ini membantu sales menghindari perpindahan lokasi yang terlalu jauh dalam satu hari. Jika ada beberapa outlet yang berada di jalan atau kawasan yang sama, pertimbangkan untuk mengunjunginya secara berurutan.

Meski begitu, kedekatan lokasi bukan satu-satunya pertimbangan. Jadwal yang telah disepakati dengan customer dan tingkat urgensi kunjungan tetap perlu diperhatikan.

3. Tentukan Prioritas Kunjungan

Tidak semua customer memiliki kebutuhan dan tingkat urgensi yang sama. Ada customer yang sudah meminta kunjungan pada waktu tertentu, ada yang perlu menindaklanjuti pesanan, dan ada pula calon customer yang masih berada dalam tahap penjajakan.

Sales dapat menentukan prioritas berdasarkan tujuan kunjungan, kebutuhan customer, jadwal yang disepakati, serta peluang penjualan yang perlu ditindaklanjuti.

Dengan cara ini, rute tidak hanya mempertimbangkan jarak, tetapi juga memastikan kunjungan yang penting tetap mendapatkan perhatian.

4. Perkirakan Waktu Perjalanan dan Durasi Kunjungan

Salah satu kesalahan dalam menyusun rute adalah hanya menghitung waktu perjalanan tanpa memperhitungkan durasi ketika berada di outlet.

Padahal, setiap kunjungan memiliki kebutuhan waktu yang berbeda. Kunjungan untuk menerima pesanan rutin mungkin lebih singkat dibandingkan pertemuan dengan calon customer yang membutuhkan penjelasan produk secara lebih mendalam.

Karena itu, sales perlu memperkirakan waktu perjalanan, durasi pembicaraan, serta waktu cadangan untuk menghadapi kondisi yang tidak terduga.

Perkiraan tersebut membantu membuat jadwal lebih realistis dan mengurangi risiko keterlambatan pada kunjungan berikutnya.

5. Perhatikan Kondisi Jalan dan Waktu Kunjungan

Rute dengan jarak paling pendek belum tentu menjadi pilihan paling efisien. Kondisi lalu lintas, jam sibuk, akses menuju outlet, dan ketersediaan tempat parkir dapat memengaruhi waktu tempuh.

Sales dapat menggunakan aplikasi peta digital untuk membandingkan alternatif perjalanan dan memperkirakan waktu tempuh. Informasi tersebut kemudian digunakan untuk menentukan urutan kunjungan yang lebih sesuai.

Jika customer memiliki jam operasional atau waktu penerimaan sales tertentu, sesuaikan rute dengan ketentuan tersebut agar kunjungan tidak berakhir sia-sia.

6. Siapkan Rencana Alternatif

Jadwal kunjungan yang sudah disusun tetap bisa berubah karena berbagai alasan. Customer mungkin tidak berada di tempat, jalan mengalami kemacetan, atau ada kebutuhan mendadak yang harus ditangani terlebih dahulu.

Untuk mengantisipasi kondisi tersebut, sales sebaiknya memiliki rencana alternatif. Misalnya, menyiapkan outlet lain yang lokasinya berdekatan untuk dikunjungi apabila jadwal awal tidak dapat terlaksana.

Fleksibilitas ini membantu sales menyesuaikan aktivitas tanpa harus menyusun ulang seluruh rute dari awal.

7. Catat Hasil Setiap Kunjungan

Menentukan rute yang efisien tidak berhenti setelah sales berhasil mendatangi seluruh outlet. Hasil kunjungan juga perlu dicatat agar perusahaan dapat mengetahui perkembangan aktivitas di lapangan.

Catatan tersebut dapat mencakup status kunjungan, hasil pembicaraan, pesanan yang diterima, kendala yang ditemukan, serta rencana tindak lanjut.

Informasi ini berguna untuk menyusun rute berikutnya. Sales dapat mengetahui outlet mana yang perlu dikunjungi kembali, customer mana yang harus dihubungi, dan kunjungan mana yang masih belum terlaksana.

Contoh Penyusunan Rute Kunjungan Sales

Misalnya, seorang sales perlu mengunjungi enam outlet yang tersebar di tiga wilayah berbeda. Tanpa pengelompokan, urutan kunjungan mungkin hanya mengikuti daftar customer yang diterima dari kantor.

Padahal, outlet tersebut dapat dikelompokkan berdasarkan kedekatan lokasi agar perjalanan lebih terarah.

Urutan tersebut merupakan contoh pengelompokan, bukan rute perjalanan yang mutlak. Urutan akhir tetap perlu disesuaikan dengan alamat sebenarnya, kondisi jalan, jam operasional outlet, dan jadwal yang telah disepakati.

Setelah kunjungan selesai, sales dapat mencatat hasil setiap pertemuan sebagai bahan evaluasi. Dengan begitu, perencanaan untuk hari berikutnya dapat dibuat berdasarkan informasi yang lebih lengkap.

Kesalahan yang Perlu Dihindari Saat Menyusun Rute Sales

Beberapa kebiasaan dapat membuat rute kunjungan menjadi kurang efektif meskipun daftar customer sudah tersedia.

• Menentukan urutan kunjungan tanpa melihat lokasi: sales berisiko berpindah wilayah secara berulang.
• Mengabaikan jadwal customer: outlet mungkin belum siap menerima kunjungan ketika sales tiba.
• Tidak menyediakan waktu cadangan: keterlambatan pada satu kunjungan dapat memengaruhi jadwal berikutnya.
• Tidak memperbarui daftar kunjungan: perubahan jadwal dan customer yang belum dikunjungi bisa terlewat.
• Tidak mencatat hasil kunjungan: sales kesulitan menentukan tindak lanjut dan menyusun rencana berikutnya.

Menghindari kesalahan tersebut membantu perusahaan menyusun aktivitas lapangan secara lebih terstruktur. Namun, hasilnya juga bergantung pada koordinasi tim, kondisi wilayah, dan konsistensi sales dalam mengikuti rencana yang telah dibuat.

Bagaimana Aplikasi Salesman Membantu Mengelola Kunjungan?

Ketika jumlah customer semakin banyak, mengelola daftar outlet, jadwal, dan hasil kunjungan secara manual dapat menjadi pekerjaan yang cukup menyita waktu. Informasi yang tersebar di berbagai catatan juga menyulitkan sales ketika harus memperbarui rencana perjalanan.

Aplikasi salesman dapat membantu mengelola informasi tersebut dalam satu sistem. Bergantung pada fitur yang tersedia, sales dapat menggunakan sistem untuk mengakses data customer, merencanakan kunjungan, mencatat aktivitas, dan memantau tindak lanjut.

Pengelolaan digital juga membantu perusahaan memperoleh gambaran aktivitas lapangan berdasarkan catatan yang dimasukkan oleh tim sales.

Perlu diperhatikan bahwa aplikasi pengelolaan kunjungan tidak selalu sama dengan aplikasi navigasi. Untuk menentukan jalan dan memperkirakan waktu perjalanan, sales tetap dapat menggunakan aplikasi peta. Sementara itu, aplikasi salesman berfungsi mendukung pengelolaan customer dan aktivitas kunjungan sesuai fitur yang tersedia.

Kelola Aktivitas Kunjungan Sales dengan GLOC

Selain menentukan urutan perjalanan, perusahaan perlu memastikan bahwa rencana kunjungan benar-benar dapat ditindaklanjuti dan hasilnya tercatat dengan baik. Di sinilah pengelolaan aktivitas sales menjadi bagian penting dari perencanaan rute.

GLOC membantu perusahaan mengelola aktivitas tim lapangan, termasuk perencanaan kunjungan, pencatatan kunjungan, pengelolaan data customer, dan pemantauan aktivitas sales.

Dengan data customer dan catatan aktivitas yang lebih terstruktur, tim dapat menggunakan informasi tersebut untuk mendukung perencanaan kunjungan selanjutnya. Supervisor juga dapat meninjau aktivitas yang telah dicatat untuk membantu evaluasi kerja tim.

GLOC berfokus pada pengelolaan aktivitas sales, bukan menggantikan fungsi navigasi jalan. Karena itu, perusahaan dapat memadukan pengelolaan kunjungan melalui GLOC dengan aplikasi peta digital untuk membantu menentukan perjalanan menuju outlet.

Mulai Susun Kunjungan Sales dengan Lebih Terarah

Rute kunjungan sales yang efisien dimulai dari data customer yang jelas, pengelompokan outlet berdasarkan lokasi, penentuan prioritas, dan perkiraan waktu yang realistis. Setelah kunjungan dilakukan, pencatatan hasilnya membantu sales merencanakan aktivitas berikutnya dengan lebih baik.

Jika perusahaan ingin mengelola kunjungan dan aktivitas sales lapangan secara lebih terstruktur, penggunaan sistem digital dapat membantu menyederhanakan proses tersebut.

Kenali fitur yang tersedia di GLOC dan temukan bagaimana pengelolaan aktivitas lapangan dapat mendukung koordinasi tim sales serta membantu perusahaan merencanakan kunjungan customer secara lebih terarah.