Ketika jumlah pelanggan masih sedikit, aktivitas sales mungkin masih bisa dikelola menggunakan spreadsheet, catatan manual, grup chat, atau laporan yang dikirim setelah kunjungan selesai. Cara tersebut memang cukup praktis pada awalnya.

Namun, kondisi biasanya berubah ketika bisnis mulai berkembang. Jumlah outlet bertambah, wilayah penjualan semakin luas, produk yang ditawarkan semakin banyak, dan aktivitas salesman menjadi lebih padat. Proses yang sebelumnya terasa sederhana perlahan dapat berubah menjadi pekerjaan administratif yang memakan waktu.

Di tahap tersebut, perusahaan perlu melihat kembali apakah cara kerja yang digunakan masih mampu mendukung aktivitas sales secara efektif. Salah satu solusi yang dapat dipertimbangkan adalah Sales Force Automation (SFA).

SFA membantu mengubah berbagai aktivitas sales lapangan menjadi proses digital yang lebih terorganisir. Mulai dari kunjungan outlet, taking order, pengelolaan data pelanggan, hingga pemantauan aktivitas sales dapat dikelola melalui sistem yang saling terhubung.

Apa Itu Aplikasi SFA?

Sales Force Automation atau SFA merupakan sistem yang digunakan untuk membantu mengelola aktivitas tim sales, khususnya sales yang bekerja di lapangan.

Melalui aplikasi SFA, salesman dapat menjalankan beberapa pekerjaan langsung dari perangkat yang digunakan ketika mengunjungi pelanggan. Misalnya mencatat kunjungan, melihat informasi outlet, melakukan taking order, mencatat hasil kunjungan, hingga memperbarui informasi yang dibutuhkan oleh tim di kantor.

Bagi supervisor, data tersebut dapat menjadi sumber informasi untuk melihat aktivitas tim tanpa harus menunggu laporan manual yang dikumpulkan di akhir hari atau akhir minggu.

Dengan demikian, fungsi SFA bukan hanya sebagai alat untuk mengetahui lokasi salesman. Sistem ini dapat membantu menghubungkan pekerjaan sales di lapangan dengan kebutuhan monitoring dan pengelolaan data di kantor.

Kenapa Tim Sales Perlu Mulai Memperhatikan Kebutuhan SFA?

Masalah dalam aktivitas sales sering kali tidak langsung terlihat sebagai masalah besar. Pada awalnya, admin mungkin hanya perlu memasukkan beberapa pesanan secara manual. Tetapi ketika jumlah order meningkat, pekerjaan tersebut bisa berubah menjadi rutinitas yang menghabiskan banyak waktu.

Hal yang sama dapat terjadi pada laporan kunjungan, pencatatan pelanggan, pengecekan stok, hingga pemantauan target sales.

Jika setiap informasi harus dikumpulkan dari berbagai file, chat, atau laporan pribadi salesman, perusahaan akan semakin sulit mendapatkan gambaran aktivitas lapangan secara cepat.

Karena itu, mengenali tanda-tandanya sejak awal dapat membantu perusahaan menentukan apakah proses manual masih cukup atau sudah waktunya menggunakan sistem yang lebih terstruktur.

10 Tanda Tim Sales Sudah Membutuhkan Aplikasi SFA

Berikut beberapa kondisi yang dapat menjadi indikator bahwa perusahaan mulai membutuhkan aplikasi Sales Force Automation.

1. Taking Order Masih Dilakukan Secara Manual

Salah satu tanda paling mudah terlihat adalah ketika salesman masih mencatat pesanan menggunakan buku, kertas, atau pesan chat.

Setelah pesanan diterima, informasi tersebut kemudian dikirimkan kepada admin untuk dimasukkan kembali ke sistem. Artinya, satu data yang sama harus dibuat lebih dari satu kali.

Proses seperti ini tidak hanya membuat pekerjaan menjadi lebih panjang. Risiko kesalahan juga dapat meningkat, misalnya jumlah barang yang tidak sesuai, produk yang keliru, atau pesanan yang terlambat diproses.

Dengan taking order digital, salesman dapat memasukkan pesanan ketika masih berada di outlet. Data yang sudah dicatat dapat langsung masuk ke sistem sehingga proses setelah order diterima menjadi lebih teratur.

2. Laporan Aktivitas Sales Sering Masuk Terlambat

Apakah supervisor baru mengetahui aktivitas salesman setelah hari kerja selesai? Jika iya, kondisi tersebut bisa menjadi tanda bahwa perusahaan belum memiliki sistem pelaporan yang cukup cepat.

Laporan yang terlambat membuat informasi mengenai kondisi lapangan ikut terlambat diterima. Padahal, beberapa masalah seharusnya dapat ditangani pada hari yang sama.

Contohnya ketika salesman mengalami kendala saat menawarkan produk, menemukan outlet yang potensial, atau menghadapi perubahan kebutuhan pelanggan.

Aplikasi SFA memungkinkan aktivitas dicatat ketika pekerjaan sedang berlangsung. Dengan begitu, informasi tidak harus menunggu rekap manual sebelum dapat digunakan oleh supervisor.

3. Kunjungan Outlet Sulit Dibuktikan

Jumlah kunjungan mungkin terlihat tinggi di laporan, tetapi supervisor belum tentu memiliki informasi yang cukup untuk mengetahui bagaimana kunjungan tersebut dilakukan.

Tanpa data seperti waktu kunjungan, lokasi, atau catatan aktivitas, perusahaan akan kesulitan melihat kondisi sebenarnya di lapangan.

Sistem SFA dapat membantu mencatat aktivitas kunjungan melalui fitur seperti check-in, check-out, geo-tagging, serta catatan hasil visit. Data tersebut memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai aktivitas salesman.

Untuk perusahaan yang memiliki banyak sales dan wilayah kerja yang luas, pencatatan seperti ini dapat membantu proses monitoring menjadi lebih terstruktur.

4. Jadwal dan Rute Sales Belum Tertata

Salesman yang mengatur kunjungan hanya berdasarkan kebiasaan dapat mengalami masalah dalam pembagian waktu dan wilayah.

Bisa saja sebuah outlet dikunjungi terlalu sering, sementara outlet lain justru jarang mendapatkan kunjungan. Rute yang kurang terencana juga dapat membuat waktu perjalanan menjadi lebih panjang.

Aplikasi SFA dapat membantu perusahaan menyusun jadwal kunjungan, menentukan outlet yang perlu didatangi, serta membandingkan rencana dengan realisasi di lapangan.

Data tersebut juga dapat digunakan supervisor untuk mengevaluasi apakah pembagian wilayah dan jadwal kunjungan sudah sesuai dengan kebutuhan bisnis.

5. Informasi Harga, Stok, dan Promo Sering Berbeda

Salesman membutuhkan informasi yang akurat ketika sedang berbicara dengan customer. Masalah dapat muncul ketika harga, stok, atau program promosi yang dimiliki setiap salesman tidak sama.

Misalnya, satu salesman masih menggunakan daftar harga lama sementara salesman lain sudah menerima informasi terbaru.

Kondisi tersebut dapat membuat proses penjualan menjadi lambat dan meningkatkan risiko kesalahan informasi kepada pelanggan.

Sistem yang terpusat dapat membantu perusahaan mengelola informasi produk, harga, stok, maupun promo agar dapat digunakan berdasarkan data yang lebih konsisten.

6. Informasi Pelanggan Tersebar di Banyak Tempat

Data pelanggan seharusnya menjadi salah satu aset penting bagi perusahaan. Namun, informasi tersebut dapat menjadi sulit digunakan jika tersebar di berbagai tempat.

Nomor telepon mungkin tersimpan di ponsel salesman, alamat outlet berada di spreadsheet, sedangkan riwayat pembelian hanya diketahui oleh sales yang menangani pelanggan tersebut.

Masalah akan semakin terasa ketika salesman pindah wilayah, cuti, atau tidak lagi menangani outlet tersebut.

Aplikasi SFA dapat membantu mengumpulkan informasi pelanggan dalam satu sistem. Profil outlet, lokasi, catatan kunjungan, serta histori aktivitas dapat lebih mudah diakses oleh pihak yang memiliki hak akses.

Dengan data yang lebih terorganisir, salesman pengganti juga tidak perlu memulai proses dari nol ketika mengambil alih suatu wilayah.

7. Target Sales Baru Diketahui di Akhir Periode

Menunggu akhir bulan untuk mengetahui pencapaian sales dapat membuat perusahaan kehilangan kesempatan untuk melakukan perbaikan.

Jika seorang salesman masih jauh dari target, supervisor seharusnya dapat mengetahui kondisi tersebut lebih awal. Dengan begitu, strategi kunjungan, pendekatan kepada outlet, atau fokus produk masih dapat disesuaikan.

Dashboard pada aplikasi SFA dapat membantu menampilkan perkembangan aktivitas dan pencapaian sales secara lebih teratur.

Supervisor pun dapat menggunakan data tersebut sebagai dasar untuk melakukan evaluasi, bukan hanya mengandalkan rekap yang sudah terlambat.

8. Aktivitas Sales Belum Terhubung dengan Operasional Perusahaan

Masalah lain dapat muncul ketika aktivitas sales berjalan sendiri, sementara bagian stok, gudang, pengiriman, dan administrasi menggunakan data yang berbeda.

Contohnya, salesman sudah menerima pesanan dari customer, tetapi bagian lain belum mengetahui detail order tersebut. Akhirnya, sales harus menghubungi admin untuk memastikan apakah pesanan sudah diproses.

Jika kondisi seperti ini terjadi terus-menerus, waktu kerja akan banyak digunakan untuk melakukan konfirmasi.

Karena itu, ketika memilih aplikasi SFA, kemampuan sistem untuk terhubung dengan sistem lain juga perlu diperhatikan. Integrasi dapat membantu mengurangi pekerjaan input ulang dan mempercepat perpindahan informasi antardivisi.

9. Kesalahan Pesanan Mulai Sering Terjadi

Kesalahan order dapat muncul dalam berbagai bentuk. Jumlah produk tidak sesuai, item yang dicatat keliru, harga berbeda, hingga informasi pesanan yang kurang lengkap.

Satu kesalahan mungkin terlihat kecil, tetapi jika terjadi berulang kali, dampaknya dapat terasa pada proses gudang, pengiriman, retur, hingga hubungan dengan pelanggan.

Jika sumber masalah berasal dari pencatatan manual atau input data berulang, penggunaan sistem digital dapat membantu membuat alur order lebih konsisten.

Namun, perusahaan tetap perlu memastikan data produk, pelanggan, harga, dan informasi lainnya sudah benar. Aplikasi tidak dapat menggantikan kebutuhan untuk menjaga kualitas data.

10. Excel dan Grup Chat Mulai Tidak Mampu Menampung Aktivitas Sales

Excel bukan berarti tidak berguna. Untuk kebutuhan sederhana dan tim yang masih kecil, spreadsheet masih dapat menjadi pilihan yang praktis.

Masalah biasanya muncul ketika jumlah salesman, outlet, produk, transaksi, dan cabang terus bertambah.

File yang berbeda-beda dapat menimbulkan masalah versi data. Sementara itu, grup chat dapat dipenuhi berbagai percakapan sehingga informasi penting semakin sulit ditemukan.

Jika perusahaan sudah mulai kesulitan mengetahui data mana yang paling terbaru, siapa yang bertanggung jawab atas suatu informasi, atau bagaimana aktivitas sales berjalan secara keseluruhan, sistem yang lebih terstruktur layak dipertimbangkan.

Memilih Fitur SFA Berdasarkan Masalah yang Dihadapi

Perusahaan tidak harus memilih aplikasi hanya karena memiliki banyak fitur. Hal yang lebih penting adalah memastikan fitur tersebut benar-benar berkaitan dengan kebutuhan operasional.

Bagaimana Menentukan Apakah Perusahaan Sudah Membutuhkan SFA?

Tidak semua perusahaan harus langsung menggunakan sistem SFA. Tim dengan jumlah sales yang kecil, outlet terbatas, dan aktivitas yang sederhana mungkin masih dapat menjalankan proses menggunakan alat yang sudah tersedia.

Namun, jumlah salesman bukan satu-satunya faktor yang perlu dipertimbangkan.

Perusahaan juga perlu melihat seberapa banyak outlet yang ditangani, jumlah transaksi, luas wilayah kerja, jumlah produk, kompleksitas harga dan promo, serta seberapa besar dampak kesalahan administrasi terhadap operasional.

Beberapa pertanyaan berikut dapat digunakan sebagai evaluasi awal:

• Apakah pesanan masih harus dicatat lebih dari satu kali?
• Apakah supervisor sering menunggu laporan aktivitas sales?
• Apakah lokasi kunjungan sulit diverifikasi?
• Apakah jadwal visit belum memiliki perencanaan yang jelas?
• Apakah salesman sering bertanya kepada admin mengenai harga atau stok?
• Apakah informasi pelanggan tersimpan di banyak file?
• Apakah pencapaian target baru diketahui menjelang akhir bulan?
• Apakah status order harus dikonfirmasi secara manual?
• Apakah kesalahan pesanan mulai sering terjadi?
• Apakah jumlah sales dan outlet membuat pengelolaan Excel semakin sulit?

Semakin banyak kondisi tersebut yang terjadi, semakin penting bagi perusahaan untuk mengevaluasi kembali apakah proses manual masih sesuai dengan kebutuhan operasional saat ini.

SFA, CRM, dan Sistem Distribusi Memiliki Fungsi Berbeda

Istilah SFA terkadang digunakan bersamaan dengan CRM atau sistem distribusi. Padahal, ketiganya dapat memiliki fokus yang berbeda.

GLOC dapat digunakan untuk mendukung proses seperti taking order dan pemantauan aktivitas sales. Dengan sistem yang terhubung, pekerjaan salesman tidak harus selalu bergantung pada pencatatan manual atau laporan yang dikirim setelah kunjungan selesai. Data aktivitas dapat dikumpulkan melalui sistem sehingga tim di kantor memiliki informasi yang lebih terstruktur.

GLOC juga memiliki fitur GPS Tracker yang dapat membantu perusahaan melihat aktivitas dan perjalanan salesman melalui back office. Hal ini dapat memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap aktivitas lapangan.

Ketika kebutuhan perusahaan semakin berkembang, penggunaan aplikasi sales juga dapat dipertimbangkan sebagai bagian dari alur kerja yang lebih luas. Informasi dari lapangan dapat menjadi data yang berguna bagi tim operasional dan supervisor.

GLOC dan KartsPOS untuk Alur Sales yang Lebih Terhubung

Penggunaan aplikasi sales akan semakin menarik ketika aktivitas di lapangan dapat terhubung dengan sistem yang digunakan untuk operasional toko.

GLOC dapat mendukung salesman dalam melakukan aktivitas lapangan dan taking order, sementara KartsPOS dapat digunakan untuk kebutuhan transaksi serta pengelolaan stok.

Integrasi antara keduanya membantu menghubungkan aktivitas sales dengan proses operasional toko. Dengan begitu, data yang berasal dari aktivitas salesman tidak harus selalu dibuat ulang secara manual oleh tim di kantor.

Bagi perusahaan yang memiliki tim sales lapangan dan ingin mengetahui lebih jauh mengenai aplikasi SFA serta pengelolaan aktivitas sales, informasi mengenai GLOC dapat menjadi salah satu referensi untuk dipertimbangkan.

Kesimpulan

Kebutuhan terhadap aplikasi SFA biasanya mulai terasa ketika jumlah aktivitas sales sudah tidak lagi mudah dikelola menggunakan catatan manual, spreadsheet, dan grup percakapan.

Taking order yang berulang, laporan yang terlambat, kunjungan yang sulit diverifikasi, rute yang kurang teratur, data pelanggan yang tersebar, hingga target yang sulit dipantau merupakan beberapa kondisi yang patut diperhatikan.

Namun, keputusan menggunakan SFA sebaiknya tetap didasarkan pada kebutuhan operasional perusahaan. Identifikasi masalah terlebih dahulu, tentukan indikator yang ingin diperbaiki, kemudian pilih sistem yang memiliki fitur dan integrasi yang sesuai.

Dengan pendekatan tersebut, aplikasi SFA bukan hanya menjadi alat tambahan bagi salesman, tetapi dapat menjadi bagian dari proses kerja yang menghubungkan aktivitas lapangan dengan kebutuhan perusahaan.

Jika ingin mengenal lebih jauh mengenai solusi untuk mendukung aktivitas sales lapangan, Anda dapat mengunjungi website GLOC dan mempelajari fitur yang tersedia.