Mengawasi pekerjaan sales lapangan memang menjadi tantangan tersendiri bagi seorang manajer. Mereka perlu mengetahui apakah kunjungan berjalan sesuai rencana, apakah customer sudah dihubungi kembali, dan sejauh mana tim bergerak untuk mencapai target penjualan.
Namun, ada satu hal yang sering luput diperhatikan. Terlalu sering meminta laporan atau menanyakan posisi sales setiap saat justru bisa membuat tim merasa kurang dipercaya. Alih-alih fokus melayani customer, sales malah sibuk memberikan update tentang apa saja yang sedang mereka kerjakan.
Padahal, pekerjaan sales lapangan tidak selalu berjalan sesuai jadwal. Ada customer yang tiba-tiba membatalkan pertemuan, ada prospek yang membutuhkan diskusi lebih panjang, dan ada pula kunjungan singkat yang ternyata membuka peluang penjualan cukup besar.
Karena itu, monitoring sales lapangan sebaiknya tidak hanya berfokus pada keberadaan sales atau jumlah kunjungan yang dilakukan. Manajer juga perlu memahami hasil aktivitas, perkembangan prospek, dan kendala yang dihadapi tim.
Lalu, bagaimana cara memantau kinerja sales dengan baik tanpa harus mengontrol setiap aktivitas mereka? Berikut beberapa hal yang bisa diterapkan.
1. Pahami Perbedaan Monitoring dan Micromanagement
Monitoring dan micromanagement sering dianggap sebagai hal yang sama, padahal keduanya memiliki pendekatan yang berbeda.
Monitoring dilakukan untuk mengetahui perkembangan pekerjaan, melihat pencapaian target, serta menemukan kendala yang membutuhkan bantuan. Sementara itu, micromanagement terjadi ketika atasan terlalu jauh mengatur setiap detail pekerjaan, termasuk hal-hal yang sebenarnya bisa diputuskan sendiri oleh anggota tim.
Contohnya, seorang manajer ingin mengetahui perkembangan kunjungan sales hari ini. Dalam monitoring yang sehat, sales cukup memperbarui hasil kunjungan dan informasi penting yang berkaitan dengan customer.
Berbeda halnya jika sales harus terus-menerus mengirim pesan setiap berpindah lokasi, melaporkan setiap aktivitas kecil, dan menjelaskan kembali pekerjaan yang sebenarnya sudah tercatat.
Tujuan monitoring seharusnya membantu pekerjaan menjadi lebih terarah, bukan menambah beban administratif. Sales tetap membutuhkan ruang untuk mengatur pendekatan kepada customer selama pekerjaan berjalan sesuai tujuan dan tanggung jawab yang disepakati.
2. Jangan Hanya Mengukur Jumlah Kunjungan
Jumlah kunjungan memang bisa menjadi salah satu indikator aktivitas sales. Namun, angka tersebut belum tentu menggambarkan kualitas pekerjaan yang dilakukan.
Bayangkan ada dua sales dengan hasil kerja yang berbeda. Sales pertama berhasil mengunjungi sepuluh toko dalam seminggu, tetapi belum mendapatkan perkembangan berarti dari prospek yang ditemui. Sementara itu, sales kedua hanya mengunjungi lima toko, tetapi berhasil membawa beberapa customer ke tahap negosiasi.
Jika penilaian hanya berdasarkan jumlah kunjungan, sales pertama mungkin terlihat lebih produktif. Namun, ketika perkembangan peluang penjualan ikut diperhitungkan, hasil penilaiannya bisa berbeda.
Itulah sebabnya manajer perlu melihat apa yang terjadi setelah kunjungan selesai. Apakah customer menunjukkan ketertarikan? Apakah ada permintaan penawaran? Apakah sales perlu menghubungi customer kembali?
Dengan sistem monitoring sales yang terstruktur, informasi aktivitas dan perkembangan customer dapat digunakan untuk membantu manajer memahami pekerjaan tim secara lebih menyeluruh.
3. Tentukan KPI Sales yang Benar-Benar Dibutuhkan
Key Performance Indicator (KPI) digunakan untuk mengukur apakah pekerjaan sales sudah berjalan sesuai target. Akan tetapi, bukan berarti semua aktivitas harus dijadikan indikator penilaian.
Jika terlalu banyak angka yang harus dikejar, sales bisa kehilangan fokus. Mereka mungkin lebih sibuk memenuhi laporan daripada memikirkan cara terbaik untuk mengembangkan peluang penjualan.
Untuk memulai, perusahaan bisa memilih beberapa indikator yang paling sesuai dengan proses bisnisnya, seperti:
- Pencapaian target penjualan: mengukur hasil penjualan dibandingkan dengan target yang ditetapkan.
- Jumlah prospek berkualitas: melihat berapa banyak calon customer yang memiliki potensi untuk melakukan pembelian.
- Conversion rate: mengukur persentase prospek yang berhasil berpindah ke tahap penjualan berikutnya.
- Aktivitas follow-up: melihat apakah customer yang membutuhkan tindak lanjut sudah dihubungi sesuai rencana.
- Perkembangan pipeline: memantau apakah peluang penjualan bergerak atau justru berhenti pada tahap tertentu.
Indikator yang digunakan sebaiknya disesuaikan dengan jenis bisnis, siklus penjualan, dan tanggung jawab masing-masing sales. Tidak semua tim membutuhkan KPI yang sama.
Jumlah kunjungan tetap bisa dicatat, tetapi sebaiknya tidak menjadi satu-satunya dasar untuk menilai kinerja sales lapangan.
4. Gunakan Sales Pipeline untuk Melihat Perkembangan Prospek
Salah satu penyebab manajer terlalu sering menanyakan perkembangan pekerjaan adalah sulitnya mengetahui posisi setiap prospek. Ketika informasi belum tersusun dengan baik, satu-satunya cara untuk mendapatkan kabar terbaru mungkin dengan menghubungi sales secara langsung.
Sales pipeline membantu menggambarkan perjalanan calon customer dalam proses penjualan. Dengan tahapan yang jelas, manajer bisa mengetahui prospek mana yang baru ditemukan, sudah dihubungi, sedang menerima penawaran, berada dalam negosiasi, atau telah melakukan pembelian.
Misalnya, sebuah prospek sudah menerima penawaran selama dua minggu, tetapi belum menunjukkan perkembangan. Informasi ini bisa menjadi alasan bagi manajer untuk berdiskusi dengan sales mengenai kendala yang terjadi.
Pembahasannya pun menjadi lebih terarah. Alih-alih menanyakan seluruh aktivitas sales, manajer dapat fokus pada prospek yang benar-benar membutuhkan perhatian.
Agar efektif, setiap tahap pipeline perlu memiliki definisi yang jelas. Perubahan status sebaiknya didasarkan pada perkembangan yang benar-benar terjadi, bukan sekadar untuk memperbarui laporan.
5. Rapikan Pencatatan Aktivitas dan Hasil Kunjungan
Sales lapangan berhadapan dengan banyak informasi setiap harinya. Setelah mengunjungi customer, mereka mungkin perlu mencatat produk yang diminati, permintaan harga, kendala yang disampaikan, atau jadwal pertemuan berikutnya.
Kalau informasi tersebut tersebar di buku catatan, spreadsheet, dan chat pribadi, manajer akan kesulitan mendapatkan gambaran yang utuh. Sales sendiri juga bisa menghabiskan waktu untuk mencari kembali catatan lama.
Karena itu, perusahaan perlu memiliki cara pencatatan yang konsisten. Informasi yang dicatat tidak harus panjang, tetapi setidaknya mencakup hal-hal penting, seperti:
- Customer yang dikunjungi atau dihubungi.
- Tujuan dan hasil interaksi.
- Status atau perkembangan prospek.
- Kendala yang perlu ditangani.
- Langkah berikutnya beserta jadwal tindak lanjut.
Gunakan format yang mudah diisi agar sales tidak merasa terbebani. Informasi yang ringkas tetapi relevan biasanya lebih berguna daripada laporan panjang yang jarang diperbarui.
Melalui aplikasi sales lapangan, perusahaan dapat mengelola informasi aktivitas sales secara lebih terorganisir sesuai fitur yang tersedia. Dengan begitu, pencatatan tidak harus bergantung pada laporan yang dikumpulkan secara terpisah.
6. Manfaatkan Dashboard untuk Evaluasi yang Lebih Terarah
Dashboard dapat membantu manajer melihat informasi penting tanpa harus memeriksa laporan satu per satu. Namun, dashboard yang efektif bukan berarti dashboard yang menampilkan sebanyak mungkin grafik dan angka.
Informasi yang ditampilkan sebaiknya membantu manajer menentukan tindakan. Misalnya, prospek yang belum mendapatkan tindak lanjut, target penjualan yang berisiko tidak tercapai, atau peluang besar yang tidak mengalami perkembangan.
Dengan informasi tersebut, manajer dapat menentukan prioritas kerja dan memberikan bantuan kepada sales yang membutuhkannya.
Data juga bisa digunakan sebagai bahan diskusi saat evaluasi mingguan. Jika banyak prospek berhenti pada tahap penawaran, misalnya, tim dapat mencari tahu apakah kendalanya berasal dari harga, kebutuhan customer, cara penyampaian penawaran, atau faktor lainnya.
Perlu diingat, dashboard hanya membantu menampilkan informasi. Keputusan tetap membutuhkan pemahaman terhadap kondisi di lapangan dan komunikasi dengan tim sales.
7. Atur Komunikasi dan Jadwal Evaluasi
Monitoring yang baik tidak harus dilakukan setiap saat. Justru, jadwal komunikasi yang disepakati bersama dapat membantu sales dan manajer bekerja dengan lebih nyaman.
Perusahaan bisa menerapkan beberapa bentuk komunikasi berikut:
- Briefing singkat: membahas prioritas customer, rencana kunjungan, dan kendala yang perlu diantisipasi.
- Evaluasi mingguan: membahas perkembangan prospek, hasil kunjungan, dan tindak lanjut yang belum selesai.
- Review bulanan: mengevaluasi pencapaian target, pola penjualan, serta hal-hal yang perlu diperbaiki.
Ketika terjadi kendala, manajer tetap bisa berkomunikasi di luar jadwal tersebut. Namun, tidak semua aktivitas kecil perlu ditanyakan secara spontan jika informasinya sudah tersedia di sistem.
Dalam evaluasi, usahakan untuk tidak hanya menanyakan alasan target belum tercapai. Cari tahu juga apa yang menghambat sales dan dukungan apa yang dibutuhkan agar proses penjualan bisa berjalan lebih baik.
8. Gunakan GPS Secara Bijak untuk Monitoring Lapangan
Bagi bisnis yang mengandalkan kunjungan langsung, informasi lokasi dapat membantu dalam mengatur wilayah kerja dan memeriksa pelaksanaan kunjungan. Meski begitu, data lokasi tidak bisa digunakan sebagai satu-satunya ukuran produktivitas sales.
Sales yang berada di lokasi customer belum tentu berhasil mengembangkan peluang penjualan. Sebaliknya, ada pekerjaan penting yang dapat dilakukan tanpa harus berada di lokasi customer, seperti menyusun penawaran atau melakukan follow-up melalui telepon.
Jika perusahaan menggunakan fitur berbasis lokasi, tujuan penggunaannya perlu dijelaskan kepada tim. Karyawan sebaiknya mengetahui kapan lokasi dicatat, siapa yang dapat mengaksesnya, dan bagaimana informasi tersebut digunakan.
Dengan penggunaan yang transparan, teknologi lokasi dapat membantu kebutuhan operasional tanpa membuat sales merasa setiap gerakannya harus dicurigai.
9. Mulai dari Masalah yang Paling Sering Terjadi
Perusahaan tidak harus langsung mengubah seluruh proses kerja untuk memperbaiki monitoring sales. Langkah yang lebih realistis adalah memulai dari masalah yang paling sering menghambat pekerjaan.
Jika manajer sulit mengetahui perkembangan prospek, rapikan tahapan pipeline. Jika follow-up sering terlupakan, buat pencatatan jadwal tindak lanjut yang lebih konsisten. Jika laporan kunjungan tersebar di berbagai tempat, gunakan sistem pencatatan yang disepakati bersama.
Setelah proses baru berjalan, evaluasi apakah cara tersebut benar-benar membantu. Perhatikan apakah informasi lebih mudah ditemukan, apakah tindak lanjut menjadi lebih teratur, dan apakah waktu yang dihabiskan untuk membuat laporan berkurang.
Libatkan sales dalam proses evaluasi karena merekalah yang menggunakan sistem tersebut setiap hari. Masukan dari tim dapat membantu perusahaan mengetahui bagian mana yang sudah efektif dan bagian mana yang masih perlu diperbaiki.
Monitoring Sales Lebih Terarah dengan GLOC
Monitoring sales lapangan tidak harus dilakukan dengan terus-menerus menanyakan posisi atau aktivitas setiap anggota tim. Yang lebih dibutuhkan adalah informasi yang jelas mengenai kunjungan, perkembangan customer, hasil pekerjaan, dan langkah berikutnya.
GLOC dapat membantu perusahaan mengelola aktivitas sales lapangan secara lebih terstruktur. Dengan pencatatan yang terorganisir, tim dapat menggunakan informasi aktivitas untuk mendukung pemantauan pekerjaan dan tindak lanjut customer, sesuai fitur yang tersedia pada platform.
GLOC juga dapat diintegrasikan dengan KartsPOS. Integrasi ini dapat mendukung keterhubungan aktivitas sales dengan informasi penjualan, sehingga tim memiliki konteks yang lebih baik ketika menjalankan pekerjaan dan mengevaluasi perkembangan bisnis.
Pada akhirnya, monitoring yang efektif bukan tentang seberapa sering manajer memeriksa tim, melainkan seberapa baik informasi digunakan untuk mengambil keputusan. Ketika target jelas, aktivitas tercatat, dan komunikasi berjalan dengan baik, sales memiliki ruang untuk bekerja lebih mandiri sementara manajer tetap dapat memahami perkembangan tim.
Yuk Coba GLOC Sekarang agar sales bisnis kamu lebih terarah!
