Setelah bertemu customer, biasanya ada banyak hal yang perlu dicatat oleh sales. Mulai dari hasil pembicaraan, produk yang diminati, jumlah pesanan, permintaan customer, sampai kapan harus melakukan follow-up berikutnya.

Masalahnya, setiap sales punya cara masing-masing dalam menyimpan informasi tersebut. Ada yang masih menggunakan buku catatan, ada yang mencatatnya di aplikasi catatan pada HP, menyimpan informasi di chat WhatsApp, atau bahkan hanya mengandalkan ingatan.

Di sisi lain, semakin banyaknya aktivitas sales membuat pencatatan secara digital mulai banyak digunakan. Data aktivitas bisa disimpan dalam satu sistem dan lebih mudah diakses kembali ketika dibutuhkan.

Lalu, sebenarnya mana yang lebih efektif: mencatat aktivitas sales secara manual atau menggunakan sistem digital?

Mengapa Aktivitas Sales Perlu Dicatat?

Sebelum membandingkan keduanya, ada satu hal yang perlu dipahami. Pencatatan aktivitas bukan sekadar pekerjaan tambahan setelah sales selesai bertemu customer.

Catatan tersebut bisa menjadi sumber informasi untuk menentukan langkah berikutnya.

Contohnya, seorang sales bertemu dengan pemilik toko dan mengetahui bahwa customer tertarik dengan salah satu produk, tetapi belum siap melakukan pembelian. Kalau informasi tersebut dicatat, sales bisa menjadikannya dasar untuk melakukan follow-up di kemudian hari.

Sebaliknya, jika informasi hanya disimpan dalam ingatan, ada kemungkinan detail percakapan terlupakan ketika sales sudah bertemu dengan banyak customer lainnya.

Karena itu, pencatatan aktivitas sales sebaiknya menjadi bagian dari alur kerja, bukan hanya dilakukan ketika ada waktu luang.

Mencatat Aktivitas Sales Secara Manual

Cara manual masih cukup sering digunakan, terutama oleh sales yang jumlah customer-nya belum terlalu banyak. Bentuknya bisa berupa buku catatan, formulir, spreadsheet, atau catatan pribadi di HP.

Sebenarnya, metode ini tidak selalu buruk. Untuk aktivitas yang sederhana, mencatat secara manual memang terasa praktis dan tidak membutuhkan sistem khusus.

Kelebihan Pencatatan Manual

• Mudah digunakan tanpa perlu mempelajari sistem baru.
• Tidak membutuhkan koneksi ke aplikasi tertentu.
• Cocok untuk jumlah data yang masih sedikit.
• Sales bisa mencatat informasi sesuai kebutuhannya.

Namun, masalah biasanya mulai muncul ketika jumlah customer dan aktivitas sales semakin banyak.

Kekurangan Pencatatan Manual

Catatan manual mudah tercecer atau sulit ditemukan kembali. Sales mungkin masih ingat bahwa pernah mengunjungi customer tertentu, tetapi tidak langsung menemukan detail pembicaraan atau hasil kunjungan sebelumnya.

Selain itu, informasi yang dicatat oleh setiap sales bisa memiliki format berbeda. Ada yang mencatat dengan lengkap, ada yang hanya menulis beberapa kata, dan ada juga yang lupa mencatat sama sekali.

Ketika data tersebut perlu digunakan oleh supervisor atau tim lain, prosesnya bisa menjadi lebih rumit.

Mencatat Aktivitas Sales Secara Digital

Pencatatan digital menggunakan sistem atau aplikasi untuk sales lapangan memungkinkan informasi aktivitas disimpan dalam format yang lebih terstruktur.

Sales dapat mencatat hasil kunjungan, informasi customer, aktivitas yang dilakukan, hingga kebutuhan follow-up dalam satu sistem. Data tersebut kemudian dapat digunakan kembali ketika sales perlu melihat riwayat customer.

Keuntungan lainnya adalah informasi tidak hanya tersimpan untuk sales yang bersangkutan. Jika sistemnya mendukung akses tim, data aktivitas dapat membantu supervisor melihat perkembangan pekerjaan sales tanpa harus menunggu laporan manual dikumpulkan.

Kelebihan Pencatatan Digital

• Data aktivitas lebih mudah disimpan dan dicari kembali.
• Informasi customer dapat dikelola secara lebih terstruktur.
• Riwayat aktivitas dapat digunakan untuk menentukan follow-up.
• Tim lebih mudah memantau aktivitas sales.
• Data dapat membantu proses evaluasi kinerja.

Manual vs Digital: Mana yang Lebih Cocok?

Sebenarnya tidak ada satu jawaban yang berlaku untuk semua tim. Pilihan antara manual dan digital sangat bergantung pada jumlah customer, jumlah sales, serta seberapa kompleks aktivitas yang harus dikelola.

Kalau aktivitas sales masih sederhana dan jumlah customer sedikit, pencatatan manual mungkin masih cukup. Tetapi ketika jumlah customer, sales, dan kunjungan mulai meningkat, sistem digital bisa membantu mengurangi pekerjaan administratif yang berulang.

Kapan Tim Sales Sebaiknya Mulai Beralih ke Digital?

Tidak perlu menunggu sampai pencatatan manual benar-benar berantakan. Ada beberapa tanda yang bisa menjadi pertimbangan bagi perusahaan untuk mulai menggunakan sistem digital.

• Jumlah customer terus bertambah.
• Sales kesulitan menemukan riwayat kunjungan.
• Follow-up customer sering terlupakan.
• Supervisor sulit mengetahui aktivitas sales di lapangan.
• Laporan sales membutuhkan waktu lama untuk dikumpulkan.
• Data customer tersebar di banyak tempat.

Jika beberapa kondisi tersebut mulai terjadi, digitalisasi aktivitas sales bisa menjadi pilihan yang layak dipertimbangkan.

Bukan Sekadar Mengganti Buku dengan Aplikasi

Digitalisasi sebenarnya bukan hanya soal memindahkan catatan dari buku ke aplikasi.

Yang lebih penting adalah bagaimana data yang dikumpulkan dapat digunakan untuk membantu pekerjaan sales.

Misalnya, hasil kunjungan yang dicatat hari ini dapat menjadi informasi untuk menentukan customer mana yang harus di-follow-up besok. Riwayat customer juga dapat membantu sales memahami percakapan sebelumnya tanpa harus mengingat semuanya dari awal.

Jadi, tujuan akhirnya bukan sekadar memiliki data yang banyak, tetapi membuat data tersebut berguna.

GLOC untuk Membantu Pencatatan Aktivitas Sales

Untuk tim yang mulai membutuhkan pengelolaan aktivitas sales yang lebih terstruktur, GLOC dapat menjadi salah satu pilihan untuk mendukung proses tersebut.

Aktivitas sales dapat dikelola dalam sistem sehingga informasi customer dan kegiatan di lapangan tidak hanya tersimpan di buku catatan atau chat pribadi masing-masing sales.

Dengan data yang lebih terorganisir, tim dapat lebih mudah melihat aktivitas yang sudah dilakukan, memahami kondisi customer, dan menentukan tindak lanjut yang perlu dilakukan.

GLOC juga dapat diintegrasikan dengan KartsPOS. Integrasi tersebut memungkinkan informasi yang berkaitan dengan aktivitas sales dan data penjualan saling mendukung, sehingga tim tidak perlu melihat aktivitas lapangan dan informasi transaksi sebagai dua hal yang benar-benar terpisah.

Jadi, Manual atau Digital?

Pencatatan manual masih bisa menjadi pilihan ketika kebutuhan tim masih sederhana. Namun, ketika jumlah customer dan aktivitas sales terus berkembang, cara manual bisa mulai membutuhkan lebih banyak waktu dan tenaga.

Di tahap tersebut, sistem digital bukan hanya membantu menyimpan data, tetapi juga membuat informasi aktivitas sales lebih mudah digunakan untuk pekerjaan berikutnya.

Pada akhirnya, yang paling penting bukan apakah perusahaan memilih manual atau digital, tetapi apakah cara yang digunakan mampu membantu sales bekerja lebih teratur, menjaga informasi customer, dan memastikan tidak ada peluang yang terlewat begitu saja.
Yuk coba GLOC sekarang!